Revisionssicher archivieren
CKS.DMS für SAP Business One

Online Live-Demo

Elektronisch

Platzsparend und schnell verfügbar.

Nach VOI Merksätzen

Zur revisionssicheren elektronischen Archivierung.

GoBD-konform

Entspricht auch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.

100% Cloud-fähig

Kann vollständig in eine SAP Business One Cloudlösung integriert werden.

Dokumentenmanagmenet
Revisionssicher archivieren direkt in SAP Business One

Bewahren Sie alle steuerrechtlich relevanten Belege und E-Mails entsprechend der VOI-Merksätze elektronisch auf. Auch Ihre SAP Ausgangsbelege werden automatisch und unveränderbar archiviert. Und über die Volltextsuche oder die verknüpften SAP-Belege finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder.

Belege Archivieren

Belege können auf unterschiedliche Art und Weise ins Archiv importiert werden. Sie können Papierbelege direkt über Ihren Scanner einscannen, Sie können Dateien in ein bestimmtes Windows-Verzeichnis ablegen oder speichern und Sie können wie gewohnt über das Dialogfeld "Datei öffnen" gehen.

Belege wiederfinden

Belege werden in einer eigenen Datenbank abgelegt und archiviert. Sie können die Dokumente mit den jeweiligen Geschäftsvorfällen oder mit den Kreditoren / Debitoren verknüpfen und so über einen Direktlink aufrufen. Sie können aber auch die Volltextsuche anwenden und nach bestimmten Begriffen zu suchen.

Belege reproduzieren

Durch die automatische Anfertigung einer Revision, also einer neuen Version, sobald am Dokument eine Veränderung vorgenommen wird, kann jedes Dokument zu jedem beliebigen Zeitpunkt reproduziert werden - Vom unveränderten Original bishin zur letzten Änderung.
 

Genehmigungsverfahren
Dokumente zu geparkten Belegen archivieren

Belege und Dokumente, die vor der Buchung erst den für Ihr Unternehmen definierten Workflow passieren müssen, können ganz bequem über die persönlichen Inboxen zugänglich gemacht werden. So kann z. B. eine eingescannte Eingangsrechnung mit dem SAP-Beleg verknüpft und zur Genehmigung weitergeleitet werden. Ohne das Original physisch vorliegen zu haben, kann dieser jetzt gesichtet und zur Buchung freigegeben oder mit einem Vermerk versehen werden. Auch hier wird automatisch eine neue Revision archiviert.

Beleg archivieren

Fügen Sie die digitale Variante des gewünschten Dokuments einfach dem geparkten SAP-Beleg hinzu.

Beleg weiterleiten

Senden Sie den Beleg entsprechend Ihres Workflows in die Inbox des jeweiligen Mitarbeiters.

Beleg prüfen

Öffnen Sie einfach den geparkten Beleg und lassen sich das dazugehörige Dokument anzeigen.

Beleg freigeben

Sie können den Beleg zur Buchung freigeben oder zur Korrektur zurücksenden. Eine Revision wird automatisch archiviert.

Praktisch
E-Mails direkt aus Outlook heraus archivieren

Archivieren Sie die Korrespondenz mit Ihren Geschäftspartnern und Kunden gleich aus Ihrem Outlook heraus und verknüpfen Sie die archivierten E-Mails mit dem SAP Kreditoren- bzw. Debitoren Stammdatensatz. Oder auch direkt mit dem SAP Geschäftsvorgang. So haben Sie sofort Einsicht in alle relevanten E-Mails und auch deren Anhänge. Diese werden gleich mit archiviert.

Automatisch
Ausgangsbelege revisionssicher archivieren

Erstellen Sie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen bequem in SAP Businsess One. Sobald Sie den Beleg an einen Drucker oder E-Mail-Postfach senden, wird dieser automatisch zusammen mit dem Geschäftsvorgang archiviert. Nehmen Sie beispielsweise bei einem Angebot später noch Änderungen vor oder fügen einer Rechnung einen Vermerk hinzu, wird automatisch eine neue Revision archiviert.

§

Warum sind SAP Ausgangsbelege nicht ohnehin revisionssicher archiviert?

In Punkt 4 der VOI-Merksätze wird zur revisionssicheren Archivierung vorausgesetzt, dass die Originalbelege reproduzier bar sind, und zwar unverändert. Das ist aber mit SAP Business One alleine nicht gegeben. Denn: Es besteht die Möglichkeit (und das ist bereits ausreichend für eine nicht-revisionssichere Archivierung), dass sich während der Aufbewahrungsfrist z. B. die Adresse Ihres Unternehmens ändert. Und schon würde auf allen reproduzierten Ausgangsbelege nicht mehr die ursprüngliche Adresse stehen. Die Belege würden also vom Original abweichen.

Zum Download VOI-Merksätze

Immer notwendig
Verfahrensdokumentation

Um Punkt 9 der VOI-Merksätze zu erfüllen, muss jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation anfertigen - egal ob die Archivierung elektronisch oder klassisch in Aktenordnern erfolgt. Das gesamte Verfahren muss dabei für einen sachverständigen Dritten jederzeit überprüfbar sein. Er muss also nachlesen können, wie ihr Unternehmen bestimmte Dokumente archiviert; Schritt für Schritt. Die Erstellung einer solche Verfahrensdokumentation ist bei Einsatz von CKS.DMS für SAP Business One kinderleicht.

Leistungsstark
Schlüssel-Funktionen im Überblick

GoBD-konform

Mit Verfahrensdokumentation kann CKS.DMS GoBD-konform angewandt werden.

Automatisierte Archivierung

Legt automatisch eine unveränderbare Version des Ausgangsbelegs im Archiv ab.

E-Mail-Archivierung

E-Mails können direkt aus Outlook heraus archiviert werden.

SAP-Belege

Vollintegrierte Verknüpfung mit SAP-Geschäftsvorgängen.

Geparkte Belege

Archivierung bereits bei nicht-gebuchten Belegen wie z. B. im Genehmigungsverfahren.

Automatisierte Zuordnung

Zurückkehrende Belege wie z. B. Auftragsbestätigungen werden automatisch über QR- oder Barcode den SAP-Belegen zugeordnet

Chargen- und Seriennummern

Eine Archivierung zu Chargen- und Seriennummern ist ebenfalls möglich.

Volltextsuche

Finden Sie Dokumente anhand von einem oder mehreren Begriffen über die Volltextsuche.

100 % cloudfähig

Ist mit jeder SAP Cloudlösung vollständig kompatibel

Ihnen fehlt eine wichtige Funktion?

Verraten Sie uns, welche Funktion Sie vermissen. Eine individuelle Anpassung ist bei uns grundsätzlich möglich.

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Auszug aus den GoBD
Zertifizierung durch Finanzbehörden

„Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit EDV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.“

Zertifikat
Akzeptanz durch Ihr Finanzamt

Da es keine für Finanzämter verbindliche Zertifizierung gibt (siehe Auszug aus den GoBD oben), können wir keine Aussage darüber treffen, ob Ihr Finanzamt die Software akzeptieren wird. Unsere Archivierungslösung CKS.DMS für SAP Business One ist aber bereits in hunderten deutschen Unternehmen im Einsatz und noch kein einziges Finanzamt hat Bedenken geäußert.

Was wir aber machen: Wir bestätigen Ihnen schriftlich, dass unsere Software die VOI-Merksätze einhält und Sie damit nach den GoBD arbeiten können. Auf Wunsch malen wir Ihnen auch ein hübsches Siegel dazu.